AI w systemach ERP automatyzuje księgowanie dokumentów – od odczytu faktur kasztowych po dekretację i kategrozywanie. Dzięki temu skraca czas obsługi, ogranicza liczbę błędów i zmniejsza ryzyko współpracy z niewiarygodnymi firmami.
Artykuł sponsorowany
Szybsze księgowanie dzięki AI w ERP
Kluczowe funkcje, które usprawniają pracę działu finansowo-księgowego, obejmują:
- Automatyczny odczyt faktur z wykorzystaniem OCR i AI – system przetwarza faktury przesłane e-mailem oraz zapisane jako skany lub pliki PDF. Rozpoznaje m.in. NIP, kwoty, daty i numery rachunków, a następnie przekazuje dane bezpośrednio do ERP. Według MyERP wprowadzanie faktur może być nawet o 50% tańsze, natomiast MALINSKI.AI wskazuje na skrócenie czasu obsługi pojedynczej faktury z 3–5 minut do kilku sekund;
- Automatyczne tworzenie dokumentów w ERP – po wskazaniu odpowiednich plików system samodzielnie tworzy dokument księgowy, uzupełnia wymagane pola i dołącza oryginał w formie załącznika;
- Agenci AI do dekretacji i księgowania – rozwiązania dostępne m.in. w Comarch ERP Optima kategoryzują faktury na podstawie historii współpracy z kontrahentem, dobierają odpowiedni schemat księgowy i automatycznie generują dekret;
- Automatyczna dekretacja i obieg dokumentów – AI usprawnia przekazywanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dokumentów, zwiększając wydajność działu księgowego. Asseco podkreśla możliwość skrócenia czasu przetwarzania dokumentów, a proALPHA wskazuje m.in. na automatyczne wprowadzanie i kontrolowanie faktur, inteligentny podział kosztów oraz generowanie raportów;
- Ograniczenie błędów ludzkich – automatyczne pobieranie danych zmniejsza ryzyko literówek w numerach NIP i rachunków bankowych, a także pomyłek w datach oraz kwotach.
Automatyzacja przekłada się na konkretne efekty biznesowe:
- szybsze księgowanie dokumentów,
- mniej pomyłek i koniecznych korekt,
- niższy koszt obsługi dokumentów,
- sprawniejsze zamykanie okresów i raportowanie.
Pewniejsza weryfikacja kontrahentów dzięki AI
Agenci AI w systemie ERP nie tylko przyspieszają księgowanie, lecz także wzmacniają kontrolę kontrahentów i pomagają ograniczać ryzyko biznesowe.
System może wspierać firmę w następujących obszarach:
- Porównywanie danych z faktur z zapisami w ERP – moduły AI weryfikują informacje na dokumentach względem danych zapisanych w systemie i wykrywają niespójności, takie jak inny NIP, numer rachunku bankowego lub warunki płatności niż w kartotece kontrahenta;
- Analiza ryzyka kredytowego i płatniczego – AI analizuje historię płatności, zaległości, opóźnienia i powtarzające się wzorce zachowań, np. częste płatności częściowe. MyERP wskazuje na możliwość prognozowania terminów płatności i oceny ryzyka kredytowego, a Sedkomp wymienia analizę ryzyka klientów oraz wykrywanie błędów i nieprawidłowości;
- Wykrywanie anomalii w danych – algorytmy identyfikują nietypowe zdarzenia i rozbieżności w danych finansowych, co zwiększa wiarygodność informacji o kontrahentach i transakcjach;
- Identyfikowanie dłużników i blokowanie transakcji – rozwiązania takie jak Comarch ChatERP pozwalają wyświetlać listę firm mających zaległości oraz blokować transakcje ze wskazanym kontrahentem bezpośrednio z poziomu asystenta AI;
- Dodatkowa warstwa kontroli – asystent AI może sprawdzać status kontrahenta, przyznane limity i zaległe należności przed zaksięgowaniem lub zatwierdzeniem dokumentu, a także odpowiadać na pytania dotyczące danych zapisanych w ERP.
AI wspiera kompleksową ocenę kontrahenta, łącząc dane księgowe, rozrachunki i historię współpracy z analizą ryzyka, automatycznymi alertami oraz blokadami.
Co realnie zyskuje firma?
Wykorzystanie AI w ERP w obszarze księgowania i weryfikacji kontrahentów zapewnia trzy główne korzyści:
- Oszczędność czasu i kosztów – mniej ręcznego przepisywania danych, szybsze księgowanie i zamykanie okresów oraz niższy koszt obsługi faktur;
- Wyższa jakość danych i większe bezpieczeństwo – mniej błędów w dokumentach i kartotekach kontrahentów, skuteczniejsza kontrola należności oraz wcześniejsze wykrywanie ryzykownych firm;
- Lepsza organizacja pracy – odciążenie księgowych od powtarzalnych zadań, łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników i więcej czasu na analizy, planowanie oraz doradztwo.
Jak praktycznie podejść do wdrożenia?
Aby wykorzystać AI w ERP do szybszego księgowania i skuteczniejszej weryfikacji kontrahentów, warto wdrażać rozwiązanie etapami:
- Rozpocząć od OCR i automatycznego księgowania – wdrożyć moduł odczytu faktur oraz agenta księgującego, np. integrację z SaldeoSMART lub rozwiązanie AI wbudowane w używany system ERP;
- Dodać mechanizmy kontroli kontrahentów – uruchomić analizę ryzyka kredytowego, porównywanie danych z faktur z kartotekami ERP oraz alerty i blokady transakcji dotyczące dłużników;
- Zdefiniować reguły biznesowe – określić warunki automatycznego księgowania oraz sytuacje wymagające dodatkowej akceptacji, takie jak nowy kontrahent, nietypowa kwota lub zmiana numeru rachunku bankowego;
- Monitorować efekty wdrożenia – porównywać czas obsługi dokumentów, liczbę błędów, udział automatycznych księgowań i poziom przeterminowanych należności przed wdrożeniem AI oraz po jego zakończeniu.
