Szkolenia online stały się naturalnym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw. W ten sposób firmy prowadzą onboarding, szkolenia produktowe, kursy językowe czy spotkania wewnętrzne. Nic więc dziwnego, że pracodawcy coraz częściej pytają również o możliwość realizowania przez internet obowiązkowych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Odpowiedź brzmi: tak, część szkoleń BHP może być realizowana z wykorzystaniem internetu, ale nie w każdym przypadku i nie dla każdej grupy pracowników. Przepisy rozróżniają bowiem szkolenia wstępne i okresowe oraz określają dopuszczalne sposoby ich przeprowadzania. Dlatego przed zakupem dostępu do platformy e-learningowej warto sprawdzić, czy taka forma będzie właściwa dla konkretnych pracowników.
Artykuł sponsorowany
Szkolenie BHP online – co właściwie oznacza?
Określenie „szkolenie BHP online” jest bardzo szerokie.
Może oznaczać między innymi:
- spotkanie z wykładowcą prowadzone na żywo przez internet,
- dostęp do materiałów szkoleniowych na platformie e-learningowej,
- prezentacje i materiały przesyłane uczestnikowi,
- samokształcenie kierowane przy zapewnieniu możliwości konsultacji,
- egzamin przeprowadzany zdalnie.
Z punktu widzenia przepisów istotne jest jednak nie samo wykorzystanie komputera czy internetu, ale rodzaj szkolenia oraz forma, w jakiej może ono zostać przeprowadzone.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przepisy przewidują dwa podstawowe rodzaje szkoleń: wstępne oraz okresowe. Każde z nich ma inny cel i inne wymagania organizacyjne.
Szkolenie wstępne a szkolenie okresowe – podstawowa różnica
Szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy.
Obejmuje ono:
- instruktaż ogólny,
- instruktaż stanowiskowy – jeżeli jest wymagany dla danego stanowiska.
Jego zadaniem jest przygotowanie nowo zatrudnionej osoby do bezpiecznego rozpoczęcia pracy oraz zapoznanie jej z zasadami obowiązującymi u konkretnego pracodawcy.
Inny charakter ma szkolenie okresowe.
Jest ono przeprowadzane już w trakcie zatrudnienia i ma służyć aktualizacji oraz uzupełnianiu wiedzy z zakresu BHP, w tym zapoznaniu pracowników ze zmianami przepisów, nowymi zagrożeniami czy rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi.
I właśnie w przypadku szkoleń okresowych możliwości wykorzystania internetu są znacznie większe.
Czy szkolenie okresowe BHP może być wykonane online?
W przypadku wielu grup pracowników – tak.
Przepisy dopuszczają przeprowadzanie szkoleń okresowych między innymi w formie samokształcenia kierowanego.
Polega ono na zdobywaniu lub aktualizowaniu wiedzy na podstawie materiałów przekazanych uczestnikowi przez organizatora szkolenia, również za pośrednictwem internetu.
Jednocześnie uczestnik powinien mieć zapewnioną możliwość konsultacji z osobami posiadającymi odpowiednią wiedzę i kwalifikacje.
W takiej formule mogą być szkolone m.in. określone grupy pracowników administracyjno-biurowych, osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni czy inne osoby, dla których przepisy przewidują możliwość zastosowania samokształcenia kierowanego.
Nie oznacza to jednak, że wystarczy wysłać pracownikowi prezentację PDF i uznać obowiązek za wykonany.
Szkolenie musi mieć odpowiedni program, odpowiadać wymaganiom dla konkretnej grupy stanowisk, zapewniać dostęp do materiałów oraz konsultacji i zakończyć się wymaganym sprawdzeniem wiedzy.
Nie każdy pracownik może przejść standardowy kurs e-learningowy
Szczególną uwagę należy zwrócić na pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych.
Ich szkolenie okresowe powinno być przeprowadzane w formie instruktażu.
Oznacza to, że nie można po prostu zastosować wobec nich tego samego modelu e-learningowego, który został przygotowany np. dla pracowników administracyjno-biurowych.
Ma to praktyczne uzasadnienie.
Pracownik wykonujący pracę przy maszynie, urządzeniu technicznym, w magazynie czy na hali produkcyjnej musi zdobyć wiedzę odnoszącą się bezpośrednio do rzeczywistych zagrożeń związanych ze swoim stanowiskiem. W takich przypadkach praktyczny i stanowiskowy charakter szkolenia ma znacznie większe znaczenie niż sama możliwość zapoznania się z materiałami teoretycznymi.
Dlatego przed wyborem formy online należy zawsze zacząć od odpowiedzi na pytanie:
dla jakiej grupy stanowisk organizowane jest szkolenie?
Dopiero później należy wybrać odpowiednią metodę jego realizacji.
A co ze szkoleniem wstępnym?
Tutaj sytuacja jest jeszcze bardziej wymagająca.
Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy.
Instruktaż stanowiskowy odbywa się na stanowisku pracy, na którym dana osoba będzie wykonywać swoje obowiązki. Powinien obejmować między innymi pokaz prawidłowego wykonywania czynności, próbne wykonanie ich przez pracownika, korektę ewentualnych błędów oraz samodzielną pracę pod nadzorem instruktora.
Trudno więc zastąpić taki proces zwykłym nagraniem wideo albo kursem uruchamianym w przeglądarce.
Szczególnie w przypadku stanowisk technicznych, produkcyjnych czy robotniczych szkolenie BHP musi być powiązane z rzeczywistym miejscem wykonywania obowiązków oraz zagrożeniami występującymi na konkretnym stanowisku.
Dlatego popularne hasło „BHP online” nie powinno być traktowane jako rozwiązanie pozwalające przenieść wszystkie obowiązki szkoleniowe pracodawcy do internetu.
Kiedy szkolenie online ma największy sens?
Forma zdalna sprawdza się szczególnie dobrze w przedsiębiorstwach, które mają rozproszoną strukturę.
Wyobraźmy sobie firmę posiadającą biuro centralne w Warszawie, oddział na Śląsku oraz pracowników wykonujących pracę zdalną z kilku innych województw.
Organizacja wszystkich dopuszczalnych szkoleń w formie stacjonarnej oznaczałaby konieczność synchronizacji terminów, dojazdów i dostępności wielu osób.
W takich sytuacjach odpowiednio przygotowane szkolenia online mogą zdecydowanie uprościć proces.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorstwa zatrudniającego większość pracowników w jednym miejscu.
W dużych ośrodkach biznesowych dostęp do specjalistów jest łatwiejszy, dlatego firma może bez większego problemu zorganizować stacjonarne szkolenia BHP w Katowicach czy innym dużym mieście i przeprowadzić je bezpośrednio dla większej grupy zatrudnionych.
Problem organizacyjny staje się znacznie większy, kiedy przedsiębiorstwo posiada wiele niewielkich oddziałów, zatrudnia pracowników w różnych województwach albo funkcjonuje w modelu hybrydowym.
Wówczas najlepszym rozwiązaniem może okazać się połączenie różnych form szkolenia zamiast próby stosowania jednej metody wobec całej organizacji.
Model hybrydowy może być najbardziej praktyczny
W wielu przedsiębiorstwach rozsądne jest podzielenie szkoleń według charakteru pracy.
Pracownicy, dla których dopuszczalna jest odpowiednia forma zdalna, mogą realizować część obowiązków szkoleniowych online.
Tam natomiast, gdzie konieczny jest instruktaż związany z konkretnym stanowiskiem, maszynami lub zagrożeniami występującymi w zakładzie, właściwsze będzie szkolenie przeprowadzone bezpośrednio w miejscu pracy.
Takie podejście ma kilka zalet.
Pozwala ograniczyć koszty i czas związane z organizacją szkoleń dla rozproszonej grupy pracowników, a jednocześnie nie rezygnować z bezpośredniego instruktażu tam, gdzie ma on rzeczywiste znaczenie dla bezpieczeństwa.
Szkolenie online również odbywa się w czasie pracy
Pracodawcy powinni pamiętać o jeszcze jednej ważnej zasadzie.
To, że szkolenie jest dostępne przez internet, nie oznacza, że pracownik powinien wykonywać je po godzinach w swoim czasie prywatnym.
Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Dotyczy to również sytuacji, gdy pracownik realizuje szkolenie za pomocą komputera.
Nieprawidłową praktyką byłoby więc przesłanie pracownikowi dostępu do platformy z poleceniem ukończenia kursu wieczorem albo w weekend poza jego normalnym czasem pracy.
Nie każde szkolenie administracyjno-biurowe musi być okresowo powtarzane
Warto również pamiętać, że obowiązek odbywania szkoleń okresowych nie obejmuje automatycznie każdego pracownika biurowego.
W określonych przypadkach pracownicy administracyjno-biurowi mogą być zwolnieni z obowiązku szkolenia okresowego, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy działalności o odpowiednio niskiej kategorii ryzyka.
Wyjątkiem jest między innymi sytuacja, gdy z przeprowadzonej przez pracodawcę oceny ryzyka zawodowego wynika potrzeba przeprowadzania takiego szkolenia.
Dlatego przed zamówieniem szkolenia dla całej organizacji warto sprawdzić nie tylko jego formę, lecz również to, które grupy pracowników rzeczywiście powinny je odbyć.
Program powinien odpowiadać rzeczywistej pracy
Jedną z największych zalet szkolenia online jest możliwość łatwego udostępnienia tego samego materiału dużej liczbie osób.
Paradoksalnie może być to również jego wada.
BHP nie powinno być uniwersalnym kursem wyglądającym identycznie dla pracownika księgowości, kierownika produkcji i specjalisty technicznego.
Program szkolenia powinien zostać dostosowany do rodzajów i warunków pracy wykonywanej przez uczestników.
Dlatego przy wyborze firmy szkoleniowej warto zapytać:
- dla jakich stanowisk przeznaczony jest kurs,
- na jakiej podstawie przygotowano program,
- czy istnieje możliwość jego dostosowania,
- w jaki sposób zapewnione są konsultacje,
- jak wygląda egzamin,
- jak dokumentowane jest ukończenie szkolenia.
Cena czy szybkość przejścia kursu nie powinny być jedynymi kryteriami wyboru.
Jak dokumentuje się szkolenie BHP online?
Forma internetowa nie zwalnia z obowiązków dotyczących dokumentacji.
Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę uczestnika. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku organizator wystawia odpowiednie zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.
Dokument następnie powinien być przechowywany w dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Pracodawca powinien również posiadać aktualne programy szkoleń i w razie potrzeby móc wykazać, w jaki sposób zostały one przeprowadzone.
Dlatego przed skorzystaniem z najtańszej platformy dostępnej w internecie warto upewnić się, czy faktycznie zapewnia ona kompletną realizację szkolenia, a nie jedynie dostęp do materiałów edukacyjnych.
Online czy stacjonarnie – co powinien wybrać pracodawca?
Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej organizacji.
Szkolenia online mają ogromną przewagę, gdy firma działa w wielu lokalizacjach, zatrudnia pracowników zdalnych albo musi regularnie szkolić dużą grupę osób, dla której przepisy pozwalają zastosować taką formę.
Szkolenie stacjonarne będzie natomiast bardziej naturalnym rozwiązaniem wtedy, gdy kluczowe znaczenie mają:
- zagrożenia charakterystyczne dla konkretnego zakładu,
- praktyczne elementy szkolenia,
- obsługa maszyn i urządzeń,
- instruktaż na rzeczywistym stanowisku,
- bezpośrednia możliwość pokazania właściwego sposobu wykonywania pracy.
Coraz częściej najlepszą odpowiedzią nie jest więc wybór „online albo stacjonarnie”, lecz świadome połączenie obu form.
Najważniejsze jest nie miejsce szkolenia, ale jego prawidłowa organizacja
Internet może znacząco uprościć realizację obowiązków BHP, ale nie zmienia ich istoty.
Pracodawca nadal odpowiada za zapewnienie pracownikowi szkolenia odpowiedniego do zajmowanego stanowiska, przeprowadzonego we właściwej formie i zgodnie z wymaganym programem.
Dlatego przed podjęciem decyzji o szkoleniu online warto odpowiedzieć na trzy pytania:
Kogo szkolimy?
Jaki rodzaj szkolenia jest wymagany?
Czy dla tej grupy pracowników przepisy pozwalają zastosować wybraną formę?
Dopiero wtedy można zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem będzie kurs internetowy, szkolenie prowadzone na żywo, spotkanie stacjonarne czy połączenie kilku metod.
Dobrze dobrana forma może znacznie uprościć organizację szkoleń, zwłaszcza w firmach działających na terenie całej Polski. Nie powinna jednak prowadzić do sytuacji, w której wygoda organizacyjna zastępuje rzeczywiste przygotowanie pracownika do bezpiecznego wykonywania swoich obowiązków.
