Wdrożenie Pimcore nie powinno zaczynać się od instalacji platformy ani przenoszenia całego katalogu produktowego. Pierwszym zadaniem jest ustalenie, jakie problemy system ma rozwiązać, skąd będą pochodzić dane i do których kanałów mają trafiać. Bez tego nawet zaawansowane narzędzie może stać się kolejną bazą wymagającą ręcznej aktualizacji.
Pimcore łączy zarządzanie danymi produktowymi, innymi danymi podstawowymi, materiałami cyfrowymi i treściami. Platformę można rozwijać etapami, zaczynając na przykład od obszaru PIM, a następnie rozszerzając ją o DAM, CMS lub kolejne procesy.
Artykuł sponsorowany
Określenie celów wdrożenia
Na początku należy wskazać problemy, które obecnie utrudniają pracę. Mogą to być rozproszone arkusze, niezgodne opisy produktów, brak kontroli nad tłumaczeniami, długi czas publikacji nowej oferty albo ręczne przekazywanie zdjęć do sklepów i partnerów.
Cele powinny być możliwe do zmierzenia. Zamiast ogólnego założenia uporządkowanie danych lepiej określić, że firma chce skrócić czas wprowadzenia produktu, zmniejszyć liczbę błędów lub ograniczyć ręczne aktualizowanie informacji w kilku kanałach.
Na tym etapie trzeba również ustalić zakres pierwszej wersji systemu. Próba jednoczesnego wdrożenia wszystkich modułów, procesów i integracji zwiększa ryzyko opóźnień. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uruchomienie podstawowego procesu, a później rozbudowywanie platformy.
Audyt danych i istniejących procesów
Przed zaprojektowaniem Pimcore należy sprawdzić, gdzie obecnie znajdują się informacje o produktach. Dane mogą pochodzić z ERP, plików dostawców, arkuszy, sklepu internetowego, katalogów oraz folderów z multimediami.
Audyt powinien wskazać:
- źródło każdego rodzaju informacji,
- właściciela danych,
- częstotliwość aktualizacji,
- powtarzające się i brakujące atrybuty,
- obowiązujące formaty,
- zależności pomiędzy produktami,
- kanały wykorzystujące poszczególne informacje.
Trzeba też ustalić, który system będzie źródłem nadrzędnym dla cen, indeksów, stanów magazynowych, opisów i materiałów. Pimcore nie musi przejmować wszystkich funkcji ERP czy platformy sprzedażowej. Powinien mieć jasno określone miejsce w architekturze firmy.
Projektowanie modelu danych produktowych
Model danych określa, jak produkty, kategorie, warianty, cechy i powiązane materiały będą odwzorowane w systemie. W Pimcore struktury te są budowane za pomocą klas obiektów zawierających pola tekstowe, liczbowe, daty, relacje, listy wyboru oraz inne typy danych. Platforma automatycznie tworzy na ich podstawie potrzebną strukturę techniczną.
Model nie powinien być prostym odwzorowaniem istniejącego arkusza. Warto najpierw uporządkować klasyfikację produktów i ustalić, które atrybuty są wspólne dla całej oferty, a które dotyczą wybranych grup.
Należy uwzględnić także jednostki miary, warianty językowe, wartości słownikowe, dokumenty techniczne, relacje między produktami oraz wymagania poszczególnych kanałów. Zbyt ogólny model utrudni późniejsze filtrowanie danych, natomiast nadmiernie rozbudowany będzie niewygodny dla użytkowników.
Zaplanowanie integracji
Kolejnym etapem jest ustalenie przepływu danych pomiędzy Pimcore a pozostałymi narzędziami. System może pobierać podstawowe informacje z ERP, przekazywać wzbogacone opisy do platformy e-commerce oraz udostępniać zdjęcia, instrukcje i parametry partnerom handlowym.
Robokat wskazuje możliwość importowania danych z plików CSV, XLSX, JSON i XML oraz komunikacji z innymi systemami przez interfejsy API, w tym GraphQL. Pimcore może współpracować między innymi z ERP, CRM, platformami sprzedażowymi i systemami zarządzania treścią.
Dla każdej integracji należy określić kierunek przepływu, częstotliwość synchronizacji, sposób obsługi błędów i odpowiedzialność za dane. W przeciwnym razie te same informacje mogą być modyfikowane jednocześnie w kilku aplikacjach.
Konfiguracja jakości danych i workflow
Po przygotowaniu modelu trzeba ustalić, jakie informacje są wymagane przed publikacją produktu. Reguły kompletności mogą kontrolować obecność opisów, parametrów, zdjęć, tłumaczeń czy dokumentów.
Workflow powinien odzwierciedlać rzeczywisty proces pracy. Produkt może przechodzić kolejno przez etap importu, uzupełnienia danych technicznych, przygotowania treści marketingowych, tłumaczenia, akceptacji i publikacji. Pimcore pozwala konfigurować procesy dla obiektów danych, zasobów oraz dokumentów.
Ważne jest przypisanie ról i uprawnień. Dział produktowy nie musi mieć dostępu do ustawień technicznych, a tłumacz powinien edytować tylko wybrane wersje językowe. Dobrze skonfigurowany proces ogranicza przypadkowe zmiany i pokazuje, kto odpowiada za kolejny etap.
Migracja i testowanie danych
Migracji nie należy sprowadzać do jednorazowego importu wszystkich plików. Dane trzeba wcześniej oczyścić, ujednolicić i przypisać do przygotowanego modelu.
Najpierw warto przenieść ograniczoną grupę produktów reprezentującą różne przypadki: proste rekordy, warianty, zestawy, produkty z wieloma zdjęciami oraz pozycje wymagające tłumaczeń. Taki pilotaż pozwala wykryć błędy struktury przed migracją całej bazy.
Kontrola powinna obejmować kompletność rekordów, poprawność relacji, formaty jednostek, zgodność materiałów oraz sposób publikacji w systemach docelowych. Dopiero po zatwierdzeniu wyników można przeprowadzić pełną migrację.
Szkolenie zespołu i rozwój platformy
Użytkownicy powinni poznać nie tylko interfejs, ale również zasady odpowiedzialności za dane. Szkolenie warto oprzeć na rzeczywistych zadaniach, takich jak utworzenie produktu, uzupełnienie parametrów, dodanie zdjęć i przekazanie rekordu do akceptacji.
Po uruchomieniu należy monitorować jakość informacji, błędy synchronizacji oraz czas realizacji poszczególnych etapów. Pierwsza wersja systemu nie musi obejmować wszystkich potrzeb organizacji. Pimcore można rozwijać wraz z pojawieniem się kolejnych kanałów, źródeł danych i procesów biznesowych.
Menedżerowie e-commerce i osoby odpowiedzialne za transformację danych pytają, jak przygotować model produktowy, połączyć PIM z ERP i przeprowadzić migrację bez zatrzymywania sprzedaży. Robokat wspiera firmy w analizie potrzeb, konfiguracji modułów, integracjach i szkoleniach, dlatego szczegóły dotyczące wdrożenia platformy Pimcore znajdują się na stronie: https://robokat.pl/rozwiazania/systemy-pim/pimcore
Dobrze przeprowadzone wdrożenie nie kończy się na instalacji systemu. Jego rezultatem powinien być uporządkowany proces, w którym firma wie, skąd pochodzą dane, kto odpowiada za ich jakość i w jaki sposób trafiają one do wszystkich kanałów.
